هوشمندی کسب و کار چیست؟

در طی سال های متمادی کلیه کسب و کار های برتر سرمایه گذاری های چشمگیری بر روی هوشمندی کسب و کار و فناوری اطلاعات نظیر نرم افزار و سخت افزار انجام داده اند.

در عصر اطلاعات به فردی که دارای اطلاعات باشد، منصب قدرت اختصاص داده می شود. سازمان و شرکت هایی که از این نوع قدرت بهره مند باشند، در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبا متمایز می گردند.

محیط پیرامونی سازمان ها و شرکت ها به سرعت در حال تغییر و تحول است. دریافت اطلاعات صحیح در موعد مناسب بر اساس و پایه موفقیت، ضامن بقا سازمان به شمار می رود. با این حال به طور دائم شکاف عمیقی بین اطلاعات مورد نیاز مدیران تجاری و انبوه داده هایی وجود دارد که در طول عملیات های روزمره شرکتی در بخش های مختلف آن گرد آوری می گردند.

 

هوشمندی کسب و کار چیست؟

اصطلاح هوشمندی کسب و کار از اواسط دهه 1998 میلادی رواج پیدا کرده است. این اصطلاح حاکی از تبدیل داده ها از شکل اولیه به چیزی دارد که تصمیمات تجاری بتوانند بر  طبق آن ها اتخاذ شوند.

عبارت هوشمندی کسب و کار به مثابه ی چتری است که سایر نظام های مرتبط با داده اعم از داده کاوی، انبار داده، پیش بینی، تحلیل آماری و پشتیبانی از تصمیم را به یکدیگر مرتبط می سازد.

به عبارتی دیگر هوشمندی کسب و کار حاکی از فرآیند بالا بردن سود دهی سازمان در بازار رقابتی دارد که با بهره گیری هوشمندانه از اطلاعات موجود در سازمان و در فرآیند تصمیم گیری تعریف شده است.

 

مزیت های بهره گیری از هوشمندی کسب و کار در سازمان

یکی از برترین مزیت های استفاده از هوشمندی کسب و کار در سازمان، قابلیت دسترسی بی واسطه به داده ها به وسیله ی تصمیم گیرندگان در کلیه سطوح سازمان است. در این گونه شرایط افراد قادر خواهند بود که با داده‌ها تعامل داشته باشند و آنها را تحلیل کنند و در نتیجه بتوانند کسب و کار را مدیریت نمایند، کارایی را بهبود بخشند، فرصتها را کشف کنند و کارشان را با بازدهی بالا انجام دهند.

در ساده‌ترین حالت هوشمندی کسب و کار اطلاعاتی راجع به وضع کنونی کسب و کار به مدیران تحویل میدهد. با استفاده از هوشمندی کسب‌وکار، اطلاعات در زمان مناسب و با انعطاف بیشتری در اختیار مدیران قرار داده می گردد.

در صورتی که یکی از شاخص‌های کسب و کار از قلم افتاده باشد یا خارج از برنامه‌ریزی باشد، هوشمندی کسب و کار به کاربران این امکان را می‌دهد که جزئیات را شکافته و بدلیل این اتفاق پی ببرند و تصمیمات مقتضی را برای جبران وضعیت موجود بگیرند.

 

راه‌های بکارگیری هوشمندی کسب و کار

در مرحله اول لازم است تا فرآیند دسترسی به اطلاعات تسهیل گردد. بگونه‌ای که تصمیم گیرندگان در هر زمان و هر مکان بتوانند بدون نیاز به واسطه به اطلاعات مربوطه مراجعه کرده و انواع تحلیلهای موردنظر خود را انجام دهند. همچنین نمایش اطلاعات بایستی به گونه‌های باشد که امکان انجام بررسی از ابعاد مختلف وجود داشته باشد تا مدیران در صورت نیاز به راحتی تاثیر هریک از عوامل را مشاهده کرده و دلیل آسیب‌های سازمانی را جستجو و تحلیل کنند. از این‌رو هوشمندی کسب و کار میتواند تأثیرات بسزایی در کسب مزیت رقابتی در سازمانها داشته باشد.

جهت تسهیل در دسترسی به اطلاعات نیاز است که ابتدا به خودکارسازی و مکانیزه کردن فرایندهای سازمان و در نهایت به الکترونیکی کردن گردش مکاتبات و سرویس های خود بپردازید. برای دستیابی به هوشمندی در کسب و کار لازم است ابتدا فرایندها در سازمان شما شناسایی شود. این امر به تجربه و دانش بسیاری در زمینه مدیریت فرایندهای کسب و کار نیاز دارد.

 

تحلیل و بهبود فرایندهای سازمان با داشبوردهای مدیریتی فراگستر

پس از طی این مرحله نیاز به طراحی مدل فرایند و داده ها در سازمان وجود خواهد داشت. پس از پیاده‌سازی و اجرای فرایندهای سازمان یکی از راه‌هایی که همواره سبب افزایش کارایی و سودآوری سازمان می‌شود تحلیل و بهبود فرایندهای سازمان خواهد بود.

 

 

نرم افزارهای هوشمندی کسب و کار

جهت خودکارسازی کارها در سازمان خود ابتدا لازم است که از یک سیستم اتوماسیون اداری بهره بگیرید. این اولین قدم برای پیاده‌سازی هوشمندی کسب و کار و بهبود کارایی در سازمان شماست. قدم دوم جهت تکمیل فرایندهای سازمان استفاده از یکی از نرم‌افزارهای BPMS می‌باشد. پیاده‌سازی مدیریت فرایندها در سازمان مجموعه وظایفی که نیاز به اقدام دارند را لیست کرده و متناسب با اولویت، هرکدام را نظم می‌بخشد.

اتوماسیون اداری و BPMS دو روش مکمل برای رسیدن به هوشمندی در کسب و کار سازمان میباشند. از جمله معروفترین نرم‌افزارهای خودکارسازی و مدیریت فرایندها در سازمان میتوان به اتوماسیون اداری فراگستر ، بیزاجی و پروسس میکر اشاره کرد.

 

ابزار های هوشمندی کسب و کار

موسسه TDWI در گزارشی در سال 2008 به بررسی و مقایسه ابزارهای موجود در حوزه هوشمندی کسب و کار پرداخت. نتایج این تحقیق در زیر آورده شده است. در این نقطه نظر، طبقه‌بندی فناوری در یک چارچوب فرایندی برای تحقق راه حل مبتنی بر هوش مصنوعی ارائه شده است. بخشی که تحت عنوان ابزارهای BI مورد تمرکز قرار گرفته‌اند دارای ویژگی‌های وظیفه‌ای مشترک به شرح ذیل هستند.

 

• گزارش‌گیری تولید  ((Production Reporting

این ماژول توسعه دهندگان سیستم را برای خلق گزارشاتی با ریزنمایی بالا و یا گزارشات پیچیده مدیریتی که نیاز به برنامه نویسی با SQL با برنامه نویسی مرتبط دارد، توانمند می کند.

 

• گزارش‌گیری و پرس‌وجو کسب و کار (Business Query & Reporting):

این ماژول کاربران قدرتمند را برای خلق گزارشات متعامل، فرمت دار برای گروه کاری خود و یا واحدهای مربوطه بدون نیاز به کدنویسی، توانمند می سازد.

 

• فرایند تحلیل آنلاین (OLAP):

کاربران را برای تحلیل داده در ابعاد و سطوح چندگانه به طرق متعامل و متنوع؛ توانمند میسازد .در این شرایط، کاربر می‌تواند با استفاده از Down Drill به ابعاد و سطوح مختلف داده با استفاده از ماوس دست یابد.

 

• داشبورد ( Dashboard):

به کاربران امکان انتخاب و مشاهده شاخص‌های کسب و کار را بصورت گرافیک از چندین منبع اطلاعاتی را میدهد.

 

• مصورسازی پیشرفته (Advanced Visualization):

این ماژول به کاربران امکان تحلیل حجم وسیعی از داده‌ها را به طور شهودی میدهد. این ابزار عموماً توسط تحلیل‌گران برای شناسایی روندهای پنهان بکار میرود.

 

• یکپارچه سازی با مایکروسافت آفیس (Microsoft Office Integration):

این ماژول کاربران را به مشاهده آنلاین و زنده گزارشات هوش مصنوعی در نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس مانند ورد و اکسل، توانمند میسازد.

 

• تحلیل پیشگویانه (Predictive Analytics):

این ماژول کاربران را برای اجرای الگوریتم‌های پیشرفته برای گزارش‌گیری از داده‌ها و پیشگویی آینده و یا بیان ارتباط و میزان همبستگی بین داده‌ها، توانمند میسازد.

 

• جستجو هوشمندی کسب و کار (BI Search):

این ماژول از یک پارادایم جستجو برای کمک به کاربران BI برای تولید گزارشات دینامیک و پویا مرتبط، بهره می‌جوید.

 

نقش هوشمندی کسب و کار در رضایت مشتری

 فناوری محور بودن سیستم ارتباط با مشتری قادر است بصورت یک سرویس یا محصول جدید، یک ساختار جدید، یک فرایند تولید جدید، و یا یک سیستم جدید اداری باشد. یک عامل کلیدی موفقیت برای شرکتها میزان نوآوری آنها در استفاده از فناوری میباشد که مربوط به قابلیت هر شرکت در بکارگیری نوآوری ؛ معرفی فرآیندها ، محصولات و ایده های جدید در بازار و سازمان است. فعالیتهای نوآورانه بطورکلی برای موفقیت شرکتها با اهمیت هستند. درحالی که گرایش به فناوری گواه رابطه مثبت میان مزیت رقابتی و برتریهای فناوری محور بودن می باشد.

با توجه به بالا بودن ضریب مسیر رضایت مشتری نسبت به مشتری گرایی و بازاریابی توصیه میشود شرکت‌ها برنامه های خود را بیشتر در جهت ارائه نوآوری در خدمات خود مانند اضافه کردن گزینه هایی به نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری، برنامه‌های تبلیغاتی جدید متمرکز نمایند. زیرا در سطح کیفیت برابر آنچه موجب رقابت میگردد نوآوری در محصول یا خدمت است.

با توجه به بالا بودن ضریب مسیر نوآوری و عملکرد سازمانی نسبت به ضریب مسیر بازاریابی و عملکرد سازمانی نشان میدهد که نوآوری بر عملکرد بیشتر از بازاریابی تاثیرگذار است. با توجه به تبلیغات گسترده سیستماتیک و رقابت تنگاتنگ در ارائه خدمات با کیفیت بالا، مشتریان را به سمت انتخاب بین آنها بر اساس نوآوری‌شان سوق میدهد. ارائه نوآوری، شرکت‌ها را با بازار بزرگی مواجه میکند که برآیند آنها بر عملکرد شرکت موثر است.

 

افزایش اثربخشی در سازمان

در جهت بهبود عملکرد و اثربخشی نیز باید توجه شود که شرکتها علاوه بر اینکه با مشتریان خود ارتباط دارند، با شرکای تجاری یا تامین کنندگان خود نیز در ارتباط هستند. مدیریت این ارتباطات از آن جهت مهم است که در صورت اخلال در آن، کل یک کسب و کار به چالش کشیده میشود. شرکای تجاری ممکن است تامین کنندگان کالا خدمات یا نمایندگان فروش و یا افراد و شرکت‌هایی باشند که سازمان برای فروش محصولات خود، به محصولات و خدمات آنها نیاز دارد.

بنابراین بسیار مهم است که این نوع از ارتباط مدیریت شده تا بیشترین اثربخشی و کارایی نصیب سازمان گردد. بنابراین توانمندسازی سازمان در ارتباطات تجاری خود به منظور افزایش اثربخشی و کارایی امری مهم جلوه می کند.

 

منبع